Recuperar un Word o Excel cerrado sin guardar

Si cerraste un Word o un Excel sin guardar, lo más probable es que exista una copia y no lo sepas: Office guarda por su cuenta cada diez minutos. La copia está en un sitio concreto del ordenador y se recupera en dos minutos. Lo que hay que hacer es no abrir nada más y no reiniciar hasta haberla buscado.

Lo primero: separa «sin guardar» de «borrado»

Casi todas las guías meten las dos cosas en el mismo saco y por eso no funcionan. Son problemas distintos y se arreglan en sitios distintos.

Si tu caso es el último, el procedimiento es otro y lo tienes en las guías para recuperar archivos después de vaciar la papelera y para recuperar archivos borrados accidentalmente. Aquí vamos con los cuatro primeros.

Si Word o Excel se cerró de golpe

Este es el caso fácil y el que mejor acaba. Vuelve a abrir el programa y espera unos segundos: aparece un panel a la izquierda, Recuperación de documentos, con la lista de lo que estaba abierto cuando se cortó.

Dos avisos que marcan la diferencia:

• Ese panel se muestra una sola vez. Si lo cierras sin guardar lo que te ofrece, no vuelve. Abre cada documento de la lista y guárdalo con un nombre nuevo antes de hacer nada más.
• Puede haber dos versiones del mismo archivo con distinta hora. Abre las dos y quédate con la buena; no supongas que la más reciente es la más completa.

Si el panel no aparece, no quiere decir que no haya copia. Significa que Office no la ha enlazado sola, y toca buscarla a mano.

Buscar la copia a mano, dentro de Office

En Word

Abre Word, aunque sea con un documento vacío, y ve a Archivo → Información → Administrar documento → Recuperar documentos no guardados. Se abre una carpeta con los borradores que Office ha ido dejando por su cuenta.

Si la opción no te aparece porque tienes una versión distinta, llega a la misma carpeta desde el explorador. Pulsa Windows + R y pega esto:

%LOCALAPPDATA%\Microsoft\Office\UnsavedFiles

Ahí están los documentos que nunca llegaron a tener nombre. Ordena por fecha de modificación y mira los de arriba.

En Excel

El camino es parecido pero está en otro menú: Archivo → Abrir, y al final de la lista de documentos recientes hay un botón Recuperar libros no guardados. Abre la misma carpeta de borradores.

La otra carpeta, la de autorrecuperación

Hay un segundo sitio, distinto del anterior, donde van las copias automáticas de archivos que sí tenían nombre. Pulsa Windows + R y prueba estas dos rutas:

%APPDATA%\Microsoft\Word

%APPDATA%\Microsoft\Excel

Los archivos de Word llevan extensión .asd y los de Excel suelen ser .xlsb. No se abren bien con doble clic: ábrelos desde Archivo → Abrir del propio programa, poniendo «Todos los archivos» en el desplegable de tipo.

Y una pista útil: la ruta exacta que usa tu instalación está escrita en Archivo → Opciones → Guardar, en el campo «Ubicación de archivos con Autorrecuperación». Cópiala de ahí y no tendrás que adivinar.

Dónde busca cada programa

Las rutas cambian según lo que estuvieras usando, y conviene tenerlas juntas. Pulsa Windows + R y pega la que te toque.

En PowerPoint el menú está donde en Word: Archivo → Información → Administrar presentación → Recuperar presentaciones no guardadas. Y en LibreOffice la recuperación salta sola al abrir el programa después de un cierre brusco; si no salta, en Herramientas → Opciones → Cargar/Guardar está el intervalo de guardado automático, que ahí viene en 10 minutos igual que en Office.

El archivo que dice estar «en uso»

Caso aparte y muy frecuente: abres el documento y Office avisa de que está bloqueado por otro usuario, o abierto en otro sitio, cuando no lo tienes abierto en ningún lado.

Lo que pasa es que quedó un fichero de bloqueo huérfano, con el mismo nombre del documento precedido de ~$ y oculto en su misma carpeta. Activa «Elementos ocultos» en la pestaña Vista del explorador, borra ese ~$nombre.docx y el documento vuelve a abrirse normal. Borrar el fichero de bloqueo no toca el documento.

Si el archivo está en OneDrive, hay una red más

Cuando el documento está dentro de OneDrive o de SharePoint, Office activa el Autoguardado y cada cambio se va escribiendo sobre la marcha. Eso tiene una consecuencia muy buena y otra muy mala.

La buena: existe un historial completo. Haz clic derecho sobre el archivo en la carpeta de OneDrive y elige Historial de versiones, o ábrelo y pulsa en el nombre del documento en la barra de título. Puedes volver a cualquier estado anterior, con su fecha y su hora.

La mala: con el Autoguardado activado, «No guardar» ya no existe. Si borraste medio documento y cerraste, el borrado está guardado. El historial de versiones es entonces la única salida, y funciona bien.

Cuando lo que has perdido es la versión buena

Es el caso más frustrante: el archivo existe, se abre, pero dentro está el texto viejo o los datos mal. Ahí hay dos sitios que mirar.

Versiones anteriores de Windows. Clic derecho en el archivo → Propiedades → Versiones anteriores. Solo tendrás algo si está activado el Historial de archivos o hay puntos de restauración, pero cuando aparece, resuelve el problema entero. Merece la pena mirarlo siempre: cuesta cinco segundos.

Archivos temporales. Mientras editas, Word deja ficheros con nombres como ~WRL0001.tmp. Pulsa Windows + R, escribe %temp% y ordena por fecha. Si encuentras uno con la hora de tu sesión, cópialo a otra carpeta, cámbiale la extensión a .doc e intenta abrirlo. No siempre sale, pero cuando sale es el documento entero.

Los cinco minutos que evitan todo esto

La autorrecuperación viene cada diez minutos de serie, y diez minutos de trabajo es mucho. Entra en Archivo → Opciones → Guardar y cambia dos cosas:

1. Baja «Guardar información de Autorrecuperación cada» a 2 o 3 minutos. El coste en rendimiento es inapreciable en cualquier ordenador de los últimos diez años.
2. Comprueba que está marcada la casilla «Conservar la última versión autorrecuperada si cierro sin guardar». Es la que hace que exista una copia cuando pulsas «No guardar».

Si trabajas con documentos que no te puedes permitir perder, el paso siguiente es tener una copia de seguridad de verdad, porque la autorrecuperación cubre un descuido, no una avería del disco.

Y el hábito que de verdad cambia las cosas: Ctrl + G nada más empezar. Un documento sin nombre tiene bastantes menos redes de seguridad que uno guardado, porque Office no sabe dónde escribir las copias. Gran parte de los casos sin solución son documentos que no se guardaron ni una vez.

Microsoft lo documenta en su página de recuperación de archivos de Office no guardados, que conviene tener a mano porque las rutas cambian de una versión a otra.

Lo que no va a funcionar

Dos cosas que se recomiendan mucho y no sirven para este problema.

Los programas de recuperación de datos. Recuva, Windows File Recovery y compañía buscan archivos borrados del disco. Un documento que nunca se guardó no está borrado: no ha existido nunca como archivo. Si tu caso es «cerré sin guardar», esos programas no van a encontrar nada, porque no hay nada que encontrar.

Reiniciar o apagar «para que se arregle». Es lo peor que puedes hacer. Las carpetas temporales se limpian al reiniciar y los archivos .tmp desaparecen. Si has perdido algo importante, busca primero y reinicia después.

Preguntas frecuentes

¿Se puede recuperar un Word que cerré sin guardar?
Casi siempre sí, si la autorrecuperación estaba activada, y lo está de serie. Busca en Archivo → Información → Administrar documento → Recuperar documentos no guardados, o en la carpeta %LOCALAPPDATA%\Microsoft\Office\UnsavedFiles.

¿Cuánto tiempo se guardan los archivos de autorrecuperación?
Los borradores de documentos que nunca se guardaron se conservan cuatro días. Los de archivos con nombre se eliminan en cuanto guardas y cierras correctamente, así que hay que buscarlos antes de volver a trabajar con ellos.

¿Y si nunca guardé el documento, ni una vez?
Sigue habiendo opciones, pero menos. Mira la carpeta de archivos no guardados y los temporales de %temp%. Lo que no va a funcionar es un programa de recuperación de datos: el archivo no se borró, nunca llegó a escribirse como tal en el disco.

¿Por qué no me aparece el panel de recuperación de documentos?
Porque solo sale una vez por incidente y porque Office no siempre enlaza la copia sola. La copia puede seguir existiendo: búscala a mano en las carpetas de este artículo antes de darla por perdida.

¿El Autoguardado de OneDrive sustituye a todo esto?
Lo mejora mucho, porque te da un historial de versiones real. Pero cuidado: con el Autoguardado activo, cada cambio se guarda, también los que no querías. La vuelta atrás es el historial de versiones, no el «No guardar».

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